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クラウド勤怠管理システム「AKASHI」正規販売代理店

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AKASHI機能紹介(年休管理)

年次有給休暇管理簿

AKASHIの年休管理簿では適切な年次有給休暇取得が行われているかを管理できます。
管理者だけでなく従業員自身もダッシュボードにて年休取得状況の把握がしやすくなっています。

労働基準法の法改正を受け、使用者は労働者毎に「年次有給休暇管理簿」作成し3年間保存しなければならなくなりました。また2019年4月からすべての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者含む)に対して年次有給休暇を付与した日から1年以内に5日、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

出典:厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督書
   「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説(2019年4月施行)

年休管理簿(管理者確認用)
年休管理簿

ダッシュボード(従業員マイページ)

法定年休取得日数5日に満たない場合の表示イメージ

ダッシュボード

ダッシュボード(従業員マイページ)

法定年休取得日数5日を達成した場合の表示イメージ

ダッシュボード

年休取得状況一覧

AKASHIの年休取得状況一覧では、適切な年次有給休暇取得が行われているかを従業員全体に対して俯瞰して管理できます。
また、取得促進メールを送付することも可能です。

年休取得状況一覧にグラフ表示するために必要な条件は以下となります。
・年次有給休暇が付与されていること。
・年休管理簿にて年休基準日にチェックがされていること。
・組織目標の達成を確認したい場合は、組織設定にて目標日数が入力されていること。

年休取得状況一覧(管理者確認用)
年休取得状況一覧

※年休取得状況一覧は「予定・実績管理」の権限を持った管理者が利用できます。
※年休取得状況一覧の集計には時間単位の年休は含まれません。

①フィルタ:達成レベル
年休取得状況一覧フィルタ-達成レベル

年休の付与日数が10日以上あり、かつ付与日から一年間に年休取得日数が5日に満たない人を「法定未達成」としてで抽出可能です。

①フィルタ:法定対象者/法定非対象者
年休取得状況一覧フィルタ-法定対象者/法定非対象者

年休の付与日数が10日以上は「法定対象者」、10日以下が「法定非対象者」として抽出可能です。

②取得状況画面
年休取得状況一覧-取得状況一覧画面

上記の場合、前期繰越分を含めて20・0日が付与されている状況で、実際に6.0日年休を取得しています。
そのうち、4.0日が消化されており、残り2.0日は未来日で取得のため未消化となります。

③詳細
年休取得状況一覧フィルタ-達成レベル

従業員ごとに付与された年休の詳細を確認できます。

促進メール送信機能

選択した従業員に対し、年休消化の促進メールが送信できます。 
※従業員情報にて設定されたE-Mailアドレスが送信先となります。

「法定対象者」かつ「法定未達成者」でフィルタをかけ、表示された従業員に促進メールを送信する場合には「処理」をクリックします。「全て選択」にチェックを入れ、「促進メール送信」をクリックします。

受信メール(サンプル)
年休取得促進メールサンプル
希望日募集機能

管理者は年次有給休暇を取得していない従業員を確認し、期間内で適切な取得を促すために、従業員に年休取得希望日を募集できる機能です。

従業員は、取得日の指定を行うことができます。ただし、同日に多数の従業員が取得日の指定を行った場合などのために、企業は「承認/却下」ができ、再度調整依頼を従業員に実施します。

申請が承認されると、通常の年休とは異なる「会社指定の年休」として出勤簿に反映されます。

年休希望日募集機能
年休取得状況一覧
年休希望日募集機能

募集したい従業員にチェックをつけ、右上の処理項目の「希望日募集」ボタンを押すと、年休希望日募集内容を登録するモーダル画面が表示されます。

年休希望日募集登録
年休希望日募集機能

年休取得希望日募集日数に指定を依頼する日数を入力します。
募集日数未満の入力を許可するにチェックをすると、募集日数以下でも指定可能となります。
※期間は承認あるいは却下されるまで修正が出来なくなりますので十分確認してください。

年休希望日募集機能

募集を行うと、「募集中」という表示に代わりいます。また、従業員から指定日の提出がされると「提出あり」と表示されます。

【申請・承認のメール通知設定】

従業員設定の[個別設定]にて勤怠申請/上司(承認or却下)メールについて「通知する」設定になっている場合のみ、上司にメールが送信されます。

※「通知しない」場合は、提出有無については年休取得状況一覧画面でご確認ください。

従業員側:マイページー出勤簿画面
年休希望日募集機能

指定した募集期間を含む月度すべての出勤簿画面に「年休提出」ボタンが表示されます。

年休提出画面
年休希望日募集機能

出勤簿に表示されている「年休提出」ボタンを押すと年休提出画面が開きます。
表示されている範囲から年休希望日を指定します。
※必ず予定時刻を入力してください。

管理者:提出された年休の承認・却下画面
年休希望日募集機能

管理者は、年休取得状況一覧にて「提出あり」と表示されている従業員の提出内容を確認します。
指定日を確認し、「承認」「却下」を選択し、確定することが可能です。

「承認」後は、「年次有給休暇(会社指定)」として、通常の「年次有給休暇」とは区別して表示されます。

この会社指定の年休は管理者の確認修正画面からは削除が行えますが、従業員のマイページからは削除できません。

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