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【実務担当者向け】

勤怠管理の基本:年次有給休暇と半日単位のみなし労働時間

勤怠管理の基本

勤怠管理の基本を知って
正しく管理をしてきましょう!

勤怠管理とは、使用者(企業)が従業員の就業状況を適正に把握する事をいいます。

 出勤か?欠勤か?
 何時から何時まで働いたのか?
 適切な時間に休憩が取れているか?
 時間外労働はどのくらい発生しているのか?
 深夜に働きすぎていないか?
 休日に労働しているか?
 年次有給休暇はきちんと取得できているのか?

など、使用者は労働時間を適正に把握し、適正に管理する義務を有しています。

年次有給休暇と半日単位のみなし労働時間

年次有給休暇を半日単位で取得した際、「みなし労働時間」をどのように把握されていますか?
運用に合わせた勤怠管理システムの設定をするためにも、年次有給休暇とみなし労働時間について今一度確認してみてください。

そもそも「休日」と「休暇」の違いとは

休日とは
休日とは

「休日」とは、労働者が労働契約において働く義務を負わない日のことをいいます。労基法35条において、「使用者は、労働者に対して毎週少なくとも1回の休日を与えなければならない」とし、例外として4週4日の変形休日制を認めています。

 労基法で定める休日を「法定休日」。
 企業が定める休日を「所定休日(法定外休日)」といいます。

「休暇」とは、労働者が労働義務のある労働日に、その就労の免除を得た日のことをいいます。労基法等により労働者に付与することを義務付けられた「法定休暇」と、使用者が就業規則等によって任意で付与する「所定休暇」に分かれます。

 法定休暇には、年次有給休暇、産前産後休暇、育児休業、子の看護休暇、介護休暇などがあります。

年次有給休暇とは

年次有給休暇(以下、年休)は、労働基準法第39条で定められた労働者に与えられた権利です。

労働者は労働義務のある日に休んでも、出勤したものとみなし給与がもらえるという権利であり、従業員の都合により、いつとってもよいものとされています。

年次有給休暇の付与条件と付与日数

年休は、正社員、パートタイム労働者などの区分に関係なく、以下の要件を満たしたすべての労働者に付与されます。

その後、1年経過毎に下表の日数が付与されます。

年次有給休暇付与条件
年次有給休暇付与日数

年休の取得単位とは

年次有給休暇は原則1日単位です。

労使協定の締結により、年5日の範囲内で、時間単位での取得が可能となっています。(労働基準法第39条第4項)。
年度内に取得できなかった時間数は次年度に繰り越されますが、次年度の時間単位の日数は前年度から繰り越した分も含めた5日の範囲内となります。

実は、半日単位での取得は法律ではありません
半日単位で年休を取得したい場合は、必ず就業規則に定めておく必要があります。

参考資料:年次有給休暇の取得単位(就業規則記載例
年次有給休暇の取得単位(就業規則記載例)

その他、年休のきまりごと

  • 年休は2年間有効です。発生日から2年間は使うことができます。
  • パートから正社員になるなど就労形態が変わっても、継続勤務していれば勤続年数は通算します。
  • 年休を取得したことで賞与の査定を引き下げるなど不利益取り扱いは認められません。
  • 常夜勤勤務者(日をまたぐ勤務者)や3交代勤務者の年休は日をまたいでも1日として取り扱ってもよいが、そうでなければ暦日単位で2日として扱わなければなりません。
  • 労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、5年間(経過措置として当分の間は3年間)保存しなければなりません。
  • 休暇に関する事項は、就業規則の絶対的必要記載事項です。対象となる労働者の範囲や時季指定の方法等について、就業規則に記載しなければなりません!

年休を半日単位で取得した際のみなし労働時間について

年休を1日単位で取得した際はどの企業でもみなし労働時間は所定労働時間になりますが、問題は半日単位で年休を取得した際に、みなし労働時間をどのように考えて運用しているかです。
それにより、勤怠管理システムを利用している場合は設定が変わりますので今一度確認してみてください。

就業規則に明記されていないけど・・・
暗黙のルールになっている気がするわ。

【ケース1】 所定労働時間 8時間、半休取得時のみなし労働時間(最大値)4時間
始業時刻9:00、終業時刻18:00、休憩13:00-14:00

午前半休を取得していた日に、午前中の予定が早めに終わり11:00に出勤し、もともと予定していた18:00に退勤しました。

Q. 午前半休のみなし労働時間は何時間として処理されていますか?

下の画像①のように、もともと午前半休を取得し労働の義務が免除されている時間帯に会社からの命令があったわけではなく自身の都合で11時に出社したため、半休のみなし労働時間がその分短くなる運用と
 

下の画像②のように、11時から業務開始しているため実労働時間6時間にあらかじめ定められていたみなし労働時間4時間分を足す運用をされている会社があると思います。


②の運用の場合は、2時間分の残業時間が発生します。
ただし、実働時間が法定労働時間8時間を越えていないため、時間外労働(法定外労働)にはなりません。


残業計算についても、賃金規定でどのように定められているか確認してみましょう!

クラウド勤怠管理システム「AKASHI」では個別就業設定にて上記の運用設定が可能です。
①は「予定時刻に合わせる」、②は「換算時間に合わせる」と設定することで半日年休のみなし労働時間が想定する動きとなります。

運用に合わせた設定にお困りであれば

年次有給休暇の半日単位での取得した際に、どのようにみなし労働時間を把握したらいいか?就業規則に細かく記載されておらず、人事労務担当者が設定に悩むことも多いことでしょう。


クラウド勤怠管理システム『AKASHI』の導入支援サポートでは、労務の専門家である社労士がヒアリングをさせて頂きながら適切な設定をアドバイスさせて頂いております。


また、システム選定時の様々なお悩みをご相談いただける無料サービスもご用意してます。
お気軽にご連絡ください。

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