勤怠管理システム選びのポイント

勤怠管理システムは、出勤・退勤時刻を客観的に記録し、給与計算に必要な勤務時間や残業時間などの集計、欠勤や休暇を管理するものです。

使用者は労働時間を適切に管理する義務を有しているにも関わらず、一部の企業では、割増賃金の未払いや長時間労働といった問題が生じ、使用者が労働時間を適切に管理していない状況を改善すべく、政府による指導なども行われてきました。

働き方改革法における労働安全衛生法の改正に伴い、2019年4月1日より

「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。

法改正前の規定では、企業側からの指示あるいは従業員側の判断により就業時間の不正申告がなされ、残業代未払いや長時間労働による問題が発生したとしても、根拠が不十分なため解決せずトラブルになるケースも少なくありませんでした。

労働安全衛生法では、労働時間の把握について以下のように定めらえています。

この厚生労働省令で定める方法については、労働安全衛生規則に以下のように明記されています。

なお、「労働時間の把握義務化」において、違反した場合の罰則規定はありません。

一方、今般の働き方改革の一環として労働基準法が改正され「時間外労働の上限」が法律に規定されました。これに違反した場合は、罰則を科せられるおそれがあります。

勤怠管理システムは、大きくわけて以下の３種類になります。

紙のタイムカードの代わりにタイムレコーダーを設置して単純な出退勤を記録します。タイムレコーダーの集計ソフトをPCにインストールし確認や修正をします。

など、労働時間計算の正当性が担保されつつ、集計作業が不要となることで業務効率が上がります。
時刻の客観的な記録のみが必要な場合は選択肢の一つとなるでしょう。

ただし、確認や修正作業が労務担当者に集中していまうため、従業員数が多い企業の場合は次に紹介するオンプレミス型（パッケージ製品）かクラウド型をお勧めします。従業員自身に気づきを与え、修正させていく事でさらに業務効率を上げることが可能となります。

自社で保有するサーバーにソフトウェアをインストールし、勤怠管理システムを利用するものです。自社のネットワーク環境でシステム構築・管理するため初期費用が高くなりますが、セキュリティ面に強いことと、汎用的なシステムでは自社に合う機能がない場合などにカスタマイズが可能なものを選ぶことで対応ができるようになります。

近頃ではテレワーク導入を検討する企業も増えてきました。その際に、特定の環境以外からの打刻ができないと客観的な記録として残せない事や、テレワーク中の従業員を把握したい等の理由から、次のクラウド型へ切り替える企業もいらっしゃいます。

近年、もっとも一般的になっているのがクラウド型です。インターネットがつながる環境であれば、場所や時間を特定せずに利用することができます。
ハードウェアやソフトウェアの準備が不要で導入コストが安価なのも人気の理由です。

など、様々な機能を活用することができれば、さらに業務効率を上げていくことが可能となります。

導入したい勤怠管理システムの種類が決まったら、次は自社の管理に必要な機能を明確にします。

そこで、重要となるのが、自社の勤怠管理業務フローです！

最後に、絞り込んだ勤怠管理システムをトライアル登録をし、実際に操作しながら検証してみましょう！

弊社で推奨しているクラウド勤怠管理システム「AKASHI」の検証環境をご用意しています。

オリジナルの「AKASHI練習テキスト」を利用して、実際に操作しながら理解を深めて頂くことが可能です。